Datenschutz im Unternehmen

E-Mail-Archivierung – Umsetzung

E-Mail-Archivierung – Vorschau
Ein Ausdruck der E-Mails und die anschließende Ablage reichen nicht aus. Durch die E-Mail-Archivierung sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben erfüllt.

Checkliste E-Mail-Archivierung (PDF)

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E-Mail-Archivierung –
Der Komplettschutz für Ihre Daten.

Die GoBD verlangt von nahezu allen Unternehmen ein sehr hohes Maß an Professionalisierung im Umgang mit elektronischen Daten. Dazu zählen auch per E-Mail versendete oder empfangene Angebote, Rechnungen etc. – prinzipiell die gesamte geschäftliche E-Mail-Korrespondenz.
Da es nicht immer eindeutig zu beurteilen ist, ob eine bestimmte E-Mail archivierungspflichtig ist oder nicht, werden idealerweise alle ein- und ausgehenden E-Mails vollständig archiviert.

Für eine sichere und 100% gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung sorgen wir. Informieren Sie sich hier und lassen Sie uns über Ihre E-Mail-Sicherheit sprechen!

Gesetzliche Vorgaben

Geschäftliche E-Mails haben heute denselben Stellenwert wie Geschäftsbriefe früher – sie müssen unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein. E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht, um sicherzustellen, dass eine E-Mail nicht aus dem Postfach gelöscht oder nachträglich verändert wird.
E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen 6 Jahre gesichert werden – steuerrechtlich relevante E-Mails sogar 10 Jahre.
Die wichtigsten Anforderungen an E-Mails aus GoBD-Sicht:


Aufbewahrungspflicht
E-Mails mit der Funktion von Handels- /Geschäftsbriefen oder eines Buchungsbelegs sind grundsätzlich aufbewahrungspflichtig.

Elektronische Aufbewahrung

Dokumente, die elektronisch Eingang ins Unternehmen finden, müssen auch ebenso aufbewahrt werden – der Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Dateianhänge
Steuerelevante Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden; eine Konvertierung darf die Recherchemöglichkeiten nicht begrenzen.

Transportmittel
Enthält eine E-Mail keine weitere steuerrelevante Information und dient lediglich dem Transport von z.B. einer Rechnung, muss sie nicht archiviert werden – die isolierte Speicherung des Anhangs genügt.

Indexierung
E-Mails müssen identifizierbar und klassifizierbar, d.h. einzelnen Geschäftsvorfällen eindeutig zuzuordnen sein.

Unveränderte Archivierung

Zusätzliche Maßnahmen bei der Archivierung der E-Mails sind erforderlich, um ihre Unveränderbarkeit sicherzustellen; die reine Ablage reicht nicht aus.

Konvertierung

Recherchemöglichkeiten dürfen durch die Konvertierung von E-Mails nicht eingeschränkt werden und der Dateianhang muss zwingend seine maschinelle Auswertbarkeit beibehalten.

Dokumentation

Das Verfahren, nach dem die GoBD-Kriterien bei der E-Mail-Archivierung angewendet wurden, ist zu dokumentieren.

Datenzugriff
E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff und dürfen – z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung – ausgewertet werden. Deshalb sind E-Mails mit steuerrechtlicher Relevanz von denen ohne steuerrechtliche Relevanz bzw. privaten E-Mails zu trennen.

Rechnungen
E-Mails können ohne weiteres als Rechnungen fungieren. Ergeben sich aus der E-Mail weitere Angaben zum Anhang, muss die E-Mail ergänzend archiviert werden.

Mehrwert für Unternehmen

Eine E-Mail-Archivierung ist nicht nur Pflicht, sondern schafft – richtig durchgeführt – auch einen echten Mehrwert für Unternehmen. Durch die E-Mail-Archivierung werden alte E-Mails automatisch aus den Postfächern gelöscht: Das spart Speicherplatz und schafft Ordnung. Außerdem steht mit der E-Mail-Archivierung künftig ein Backup zur Verfügung, das bei den meisten Lösungen unabhängig vom E-Mail-Server funktioniert.

Weitere Vorteile für Unternehmen:
  • Datenverluste sind ausgeschlossen
  • ein sicherer, schneller und intuitiver Zugriff auf die archivierten E-Mails ist von jedem Ort aus möglich
  • gesetzliche Anforderungen werden vollständig erfüllt

Software-Lösungen

Das mobilplus Systemhaus macht Ihre E-Mail-Archivierung revisionssicher und bietet Ihnen den Komplettschutz für Ihre Daten. Die manipulationssichere Ablage Ihrer Nachrichten und Anhänge erfolgt auf deutschen Servern und unterliegt damit selbstverständlich auch deutscher Rechtsprechung. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche sind alle erforderlichen E-Mails schnell auffindbar.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf! Mehr Informationen finden Sie in unserer Checkliste (PDF).

Kontakt

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Am Wüsteberg 3
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